Nghị định 104/2025/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành đã chính thức thiết lập khung pháp lý vững chắc cho dịch vụ công chứng điện tử tại Việt Nam. Quy định mới không chỉ nêu rõ điều kiện cung cấp dịch vụ mà còn hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến, mở ra bước ngoặt số hóa trong ngành tư pháp.
Phạm vi giao dịch áp dụng công chứng điện tử Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử có thể được tạo lập trực tiếp trên môi trường số hoặc được chuyển đổi từ văn bản giấy sang dạng điện tử (có đầy đủ chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng). Phạm vi áp dụng được quy định rõ như sau:
- Công chứng điện tử trực tiếp: Được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự hiện hành.
- Công chứng điện tử trực tuyến: Áp dụng cho hầu hết các giao dịch dân sự, ngoại trừ việc lập di chúc và các giao dịch dân sự mang tính chất hành vi pháp lý đơn phương khác. Ngoài ra, Cơ quan đại diện ngoại giao cũng có thẩm quyền thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo khoản 1 Điều 73 Luật Công chứng.
Điều kiện khắt khe để cung cấp và sử dụng dịch vụ Đối với bên cung cấp dịch vụ: Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và Cơ quan đại diện ngoại giao bắt buộc phải tạo lập tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử. Chữ ký số sử dụng phải đi kèm dịch vụ cấp dấu thời gian do một tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cấp phát. Ngoài ra, các Văn phòng/Phòng Công chứng phải đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật: máy tính, đường truyền mạng tốc độ cao và thiết bị điện tử đạt chuẩn.
Đối với người tham gia giao dịch: Cá nhân, tổ chức phải sử dụng chữ ký số công cộng của Việt Nam (hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận). Người dân có thể đăng ký tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử, hoặc xác thực cấp chứng thư chữ ký số thông qua ứng dụng VNeID để đồng bộ dữ liệu.
9 Bước chuẩn hóa quy trình công chứng điện tử trực tiếp Để đảm bảo tính minh bạch và an toàn pháp lý, quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tiếp diễn ra theo 9 bước:
- Người yêu cầu và công chứng viên thực hiện các thủ tục tiếp nhận ban đầu theo Luật Công chứng.
- Công chứng viên khởi tạo giao dịch trên hệ thống điện tử, bao gồm tài khoản của công chứng viên và người tham gia.
- Tải dự thảo văn bản giao dịch (dạng thông điệp dữ liệu hoặc đã ký số) lên nền tảng.
- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản trên màn hình hoặc yêu cầu công chứng viên đọc lớn để đối chiếu.
- Khi đồng ý nội dung, người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân. Công chứng viên đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia, sau đó số hóa (chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu) và tải lên hệ thống lưu trữ.
- Nhận diện, xác thực nhân thân và chứng kiến người tham gia giao dịch thực hiện ký số vào văn bản.
- Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số khách hàng, sau đó tiến hành ký số của mình và gắn dấu thời gian vào lời chứng.
- Tổ chức hành nghề cấp số văn bản, ký số pháp nhân, gắn dấu thời gian, tiến hành thu phí/giá dịch vụ và gửi văn bản công chứng điện tử thẳng vào email hoặc phương thức lưu trữ khách hàng đã đăng ký.
- Cuối cùng, vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ điện tử an toàn.
Điểm khác biệt của quy trình công chứng điện tử trực tuyến Về cơ bản, quy trình trực tuyến chia sẻ nền tảng 9 bước tương tự hình thức trực tiếp. Tuy nhiên, để đáp ứng yếu tố “không gặp mặt trực tiếp”, quy trình có những điểm thắt chặt an ninh pháp lý:
- Thiết lập cầu truyền hình trực tuyến: Khi khởi tạo giao dịch, công chứng viên phải thiết lập cầu truyền hình video call trực tuyến giữa các điểm cầu của những người tham gia giao dịch.
- Đối chiếu hồ sơ đa điểm: Các giấy tờ sau khi được số hóa sẽ được đẩy lên nền tảng dùng chung để toàn bộ công chứng viên và người tham gia tại các điểm cầu cùng kiểm tra, đối chiếu.
- Ký số giám sát qua camera: Công chứng viên tại từng điểm cầu sẽ xác thực nhân thân, tính hợp pháp của giao dịch và chứng kiến việc ký số thông qua màn hình, sau đó ký xác nhận bằng chữ ký số cá nhân. Cuối cùng, công chứng viên khởi tạo giao dịch ban đầu sẽ rà soát toàn bộ chữ ký của các bên, chốt dấu thời gian và phát hành văn bản điện tử.
Sự ra đời của công chứng điện tử hứa hẹn sẽ tối ưu hóa chi phí, thời gian đi lại cho người dân, đồng thời nâng tầm minh bạch trong quản lý hồ sơ tư pháp tại Việt Nam.
*Xem thêm:
CÔNG CHỨNG TRỰC TUYẾN – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT, CHECKLIST, QUY TRÌNH (CẬP NHẬT 2026)
CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT, CHECKLIST, QUY TRÌNH & CHI PHÍ (CẬP NHẬT 2026)
