Trong bối cảnh đẩy mạnh chính phủ số và nền kinh tế số, “chứng thực bản sao điện tử” hay “công chứng điện tử” đang trở thành chìa khóa giúp người dân và doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực. Việc nắm rõ biểu phí công chứng điện tử cũng như các điểm mới từ Luật Công chứng 2024 không chỉ giúp bạn tránh những rắc rối pháp lý mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
1. Chứng Thực Bản Sao Điện Tử Từ Bản Chính Là Gì?
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Sự ra đời của hình thức này mang lại những giá trị cốt lõi vô cùng lớn:
- Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) và các giao dịch này phải trên môi trường điện tử.
- Người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính khác có sử dụng bản sao điện tử được chứng thực chỉ cần dẫn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử hoặc đăng tải file đã nhận.
- Cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo.
2. Bài Toán Kinh Tế: Tại Sao Người Dân Và Doanh Nghiệp Hưởng Lợi Kép?
Để thấy rõ sự ưu việt của hình thức này, chúng ta hãy làm một phép tính nhỏ về sự tiết kiệm. Chứng thực điện tử mang lại nguyên tắc “chứng thực một lần, sử dụng nhiều lần”.
- Tiết kiệm chi phí nộp hồ sơ nhiều lần: Lệ phí một bản sao điện tử Căn cước công dân của một người (giả sử tên A) là 4.000 đồng, làm 01 bản nhận 01 bản sao điện tử, nộp cho 10 thủ tục hành chính hoặc 10 lần nộp hồ sơ thì cũng chỉ tốn 4.000 đồng.
- So sánh với bản giấy truyền thống: Cũng với lệ phí sao y từ bản chính Căn cước công dân của A (bản giấy) là 4.000 đồng, nếu làm 10 bản để nộp cho 10 thủ tục hành chính thì tổng lệ phí phải trả lên tới 40.000 đồng.
- Tiết kiệm thời gian di chuyển: Với một lần đi lên Bộ phận một cửa (Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả) để thực hiện chứng thực điện tử, các lần sau có nhu cầu thì công dân chỉ việc lấy file về sử dụng mà không cần phải lên Bộ phận một cửa thêm nữa.
3. Những Đột Phá Từ Luật Công Chứng 2024 & Cập Nhật Pháp Lý 2025 – 2026
Khung pháp lý về chuyển đổi số trong ngành công chứng đang được hoàn thiện mạnh mẽ, tạo hành lang an toàn và tiện lợi tuyệt đối cho người dân:
- Mở rộng điểm chứng thực: Thực hiện Luật Công chứng năm 2024 (số 46/2024/QH15) và các văn bản hướng dẫn liên quan, Sở Tư pháp TP.HCM đã triển khai chức năng chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.
- Định hướng chủ động từ Hiệp hội: Tại Công văn số 56/CV-BTV 2026, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam nhấn mạnh chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là nội dung mới, cần được triển khai chủ động, góp phần giảm áp lực cho cơ quan hành chính.
- Loại bỏ dần thủ tục giấy tờ: Đặc biệt, từ ngày 01/11/2025, cơ quan nhà nước không được yêu cầu nộp giấy tờ bản giấy nếu thông tin đã có trên VNeID hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG).
- Số hóa kết quả: Đáng chú ý, trong tháng 8/2025, tiến hành bỏ việc cấp các loại giấy tờ, trả kết quả bằng bản giấy.
4. Những Trường Hợp Nào Không Được Chứng Thực Bản Sao Điện Tử?
Không phải loại tài liệu nào cũng có thể áp dụng chứng thực điện tử. Pháp luật có quy định chặt chẽ nhằm tránh gian lận. Cụ thể, bạn sẽ bị từ chối nếu rơi vào các trường hợp:
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Các giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
5. Câu Hỏi Thường Gặp về Phí Công Chứng Điện Tử:
Câu 1: Lệ phí cấp bản sao điện tử hiện nay tính thế nào?
Trả lời: Theo quy định, phí là 2.000 đồng/trang đối với bản chính; từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang. Tổng mức thu tối đa không vượt quá 200.000 đồng cho một bản chứng thực.
Câu 2: Bản sao điện tử có thể sử dụng cho nhiều thủ tục hành chính khác nhau không? Trả lời: Hoàn toàn được. Ví dụ, một bản sao điện tử Căn cước công dân có thể dùng chung để đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, đất đai, thừa kế, kinh doanh… mà không phải nộp lại phí sao y nhiều lần.
Câu 3: Đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia để nhận bản sao điện tử bằng cách nào?
Trả lời: Có 05 hình thức đăng ký dành cho công dân: Đăng ký bằng mã số BHXH; Đăng ký bằng số điện thoai (đã đăng ký bằng CMND/CCCD với nhà mạng); Đăng ký thông qua bưu điện VN; Đăng ký bằng USB ký số; hoặc Đăng ký bằng Sim ký số.
Câu 4: Bản sao chứng thực điện tử có giá trị như bản chính không?
Trả lời: Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch trên môi trường điện tử (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Câu 5: Có thể thực hiện thủ tục này tại Văn phòng công chứng không?
Trả lời: Có. Hiện nay (đặc biệt tại TP.HCM), Sở Tư pháp đã triển khai chức năng chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng trực tiếp tại các tổ chức hành nghề công chứng, nhằm đẩy mạnh thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường số.
